Eine Freundin beschwerte sich vor kurzem, dass Ihre Enkel noch in die Windeln machen aber auf Tablets spielen oder Bilder und Spielergebnisse abspeichern können. Die digitale Welt macht also auch vor Kinderzimmertüren nicht Halt und ist zugleich Fluch und Segen in unserer Gesellschaft geworden. Aber „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“.

aViele Unternehmen meinen, dass sie bereits ein eigenes Archiv nutzen. Hierzu eine Frage: Können Sie dieses Archiv oder Teile daraus löschen? Dann ist dieses nicht revisionssicher. Ab 1. Januar 2017 gelten die neuen GoBDs (Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) im vollen Umfang.

WAS HEISST DIES KONKRET FÜR IHRE BUCHHALTUNG?

GoBD: „Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig (…).“ 

  • Das bedeutet, dass alle steuerlich relevanten Dokumente (Rechnungen, Kontoauszüge, PDF-Dateien etc.) im Original aufbewahrt werden müssen. Die einzige Ausnahme sind Papierdokumente – diese dürfen eingescannt und das Originaldokument weggeworfen werden. 
  • Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

Um die Unveränderbarkeit von Dokumenten sicherzustellen, müssen unveränderbare Datenträger verwendet werden. Software-seitig müssen Sicherungen, Sperren, Festschreibungen und automatische Protokollierungen integriert sein, die durch Zugriffsbeschränkungen seitens der Betriebsorganisation flankiert werden.

Wer also nicht ausschließlich mit Papierdokumenten arbeitet, braucht ein elektronisches Archiv, das die Anforderungen der GoBDs erfüllt. Die Dokumente müssen darin während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. GoBD: „Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, zum Beispiel bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“ 

  • Bei der elektronischen Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sichergestellt werden. Mit einer einfachen Ablage im Dateisystem ist es also nicht getan. 
  • Alle archivierten Dokumente müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen werden. 
  • Die Dokumente müssen im Archiv während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
  • Versionen von einem Dokument müssen als solche gekennzeichnet und gespeichert werden. Damit soll gewährleistet werden, dass alle Änderungen eines Dokuments nachverfolgt werden können.

DIE LÖSUNG

Wir nutzen und bieten hier eine Plug-and
Play-Lösung an, die all diesen Anforderungen
gerecht wird, „BvL Archivio®“. Das
heißt konkret eine Komplett-Lösung
(Hard-Software) bei denen die Datenhoheit im Unternehmen bleibt und nicht auf die Reise ins WorldWideWeb antritt, in welcher Form auch immer.

BvL ist ein Gesetzeskonformes und Revisionssicheres Archivsystem und speichert Ihre Papierdokumente, elektronische Ordner, eMails und vieles mehr als durchsuchbare PDF/A ab. Hier läuft eine Vollständige OCR-Software über Ihre Dokumente sowie Mails und deren Anhänge. Es gibt keine Benutzerbegrenzung in Form von Lizenzen und der Nutzer kann von jedem Punkt auf der Welt auf sein Archiv zugreifen, außerdem sind Ihre Dokumente nach derzeit höchstem Standard verschlüsselt.

Die Handhabung ist so einfach wie eine Google-Suche und die Benutzeroberfläche erinnert auch ein wenig daran. Es gibt keine verwirrenden Ordnerstrukturen mehr was die Handhabung effizienter und schneller gestaltet. BvL-Archivio® ist in jeder Netzwerkumgebung voll integrierund nutzbar ohne großen administratorischen Aufwand. Sie erhalten eine 48 Monate Vor-Ort-Garantie mit Sofort-Austauschservice.

Und da kommen wir wieder zu den bereits oben angesprochenen Enkeln. Diese könnten Ihnen bestimmt nach einer kurzen Einweisung die Benutzung von BvLArchivio ® selber erklären. Ein Archivsystem sollte Sie aktiv unterstützen und nicht vom eigentlichen Geschäftsfeld abhalten indem man Mitarbeiter zu Schulungen schicken muss oder tagelange Softwareinstallationen erfolgen müssen.

Fazit: Wir möchten Sie mit „BvL Archivio®“ für eine einfache und kostengünstige Lösung begeistern.

POPPE & GERLACH INNOVATIVE BÜROTECHNIK GMBH

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