Auch wenn Eigentümer nicht mehr zufrieden mit ihrer Verwaltung sind, scheuen sie einen Wechsel oft über einen langen Zeitraum. Erst wenn der Leidensdruck erheblich gewachsen ist und auftretende Fehler oder mangelnde Kommunikation der Belange des Hauses nicht mehr gerecht werden, wird ernsthaft über einen Verwalterwechsel nachgedacht.

Die Angst vor dem „Neuen“ spielt eine große Rolle. – „ Denk nicht an das verpasste, was Du hast, das hast’e!“ – Aber auch Erfahrungsberichte anderer Eigentümer, die bereits ihre Verwaltung gewechselt haben, sind selten positiv. Aussagen wie;  In der Übergangszeit ging gar nichts mehr! Die Phase des Kennenlernens und Verstehen der Objektspezifischen Gegebenheiten dauerte zu lange.  Durch mangelnden Informationsfluss zwischen dem „alten“ und dem „neuen“, sind zu viele wichtige Vorhaben nicht durchgeführt worden. Diese Liste lässt sich beliebig fortsetzen und dennoch – ist ein Wechsel fällig, ändern sich die Dinge meist zum Guten. Auch für den neuen Verwalter ist es immer wieder eine Herausforderung die Voraussetzungen für eine reibungslose Übergabe zu schaffen. Der beste Weg dahin ist es zum einen mit dem Eigentümer oder den Beiräten konkrete Wünsche zu besprechen und den ausscheidenden Kollegen nicht als Feind zu betrachten. In aller Regel wird der „ Ex“ froh sein, wenn er nicht angegriffen wird IMMER ÄRGER MIT DEM EX! Auch wenn Eigentümer nicht mehr zufrieden mit ihrer Verwaltung sind, scheuen sie einen Wechsel oft über einen langen Zeitraum. Erst wenn der Leidensdruck erheblich gewachsen ist und auftretende Fehler oder mangelnde Kommunikation der Belange des Hauses nicht mehr gerecht werden, wird ernsthaft über einen Verwalterwechsel nachgedacht. Harriet Wollenberg und alle Unterlagen pünktlich übergeben kann. Allerdings kann es durch unterschiedliche Strukturen und die verschiedene Auffassung über Zeitmanagement zu Problemen kommen. Aus diesem Grunde ist es wichtig, sich über die unterschiedliche Interessenlage klar zu werden.

INTERESSENLAGE ALTER VERWALTER:

  • Will Restvergütung vollständig erhalten!
  • Keine Arbeit mehr!
  • Zurückbehaltungsrecht!

INTERESSENLAGE NEUER VERWALTER:

  • Keine alten Arbeiten ohne Sondervergütung!
  • Unterlagen schnell erhalten!
  • Übersicht erlangen und Auskünfte erhalten!

INTERESSENLAGE EIGENTÜMER:

  • Verbesserung von Leistungen und Kommunikation!
  • Problemlösung durch neuen Verwalter!
  • Keine zusätzlichen Kosten!

Werden bestimmte Regeln eingehalten und die Interessen aller Beteiligten berücksichtigt, sollte es möglichst wenig Probleme geben. Zuerst sollte klar sein, wer für die zurückliegende Abrechnung verantwortlich ist. Hierüber wird häufig gestritten, obwohl es ganz klare richterliche Entscheidungen gibt. Scheidet ein Verwalter während oder zum Ende eines Wirtschaftsjahres aus, so hat auch nach einer aktuellen Entscheidung des OLG Zweibrücken (OLG Zweibrücken, Beschluss v. 11.5.2007, 3 W 153/06) grundsätzlich der neue Verwalter die Abrechnung für dieses Wirtschaftsjahr zu erstellen, es sei denn, die Jahresabrechnung war bis zum Zeitpunkt des Verwalterwechsels bereits fällig. Zur Erstellung der Jahresabrechnung ist grundsätzlich derjenige verpflichtet, der bei Fälligkeit der Abrechnung Verwalter ist. Ist die Abrechnung bereits vor dem Verwalterwechsel fällig, wird sie vom alten Verwalter erstellt. Lediglich über den Zeitpunkt der Fälligkeit der Abrechnung besteht manchmal Unklarheit. Die Fälligkeit ist auf der Grundlage des § 28 Abs. 3 WEG nach Ablauf des Kalenderjahres, jedoch mit der Einräumung einer angemessenen Frist von ca. 3 Monaten zu erstellen. Bei Miethäusern ist die Fälligkeit der Abrechnung an die Mieter gemeint, die bis zum 31.12. des Folgejahres des Abrechnungszeitraums gilt. Endet also der Verwaltervertrag mit dem 31.12. eines Jahres, ist in jedem Fall der neue Verwalter verantwortlich.

Hierüber sollte im Vorfeld mit den Eigentümern abgestimmt werden, ob und in welcher Höhe der neue Verwalter angemessen vergütet wird. Wird erst im Nachhinein darüber entschieden, kann es schon zu Beginn der Zusammenarbeit zu Konflikten kommen, die an dieser Stelle völlig unnötig sind.

Einige Verwalter bieten den Eigentümern an, die Abrechnung nicht zusätzlich in Rechnung zu stellen. Das sollte nicht unbedingt ein Auswahlkriterium für eine neue Verwaltung sein. Denn zum einen richtet sich ein derartiges Angebot nach der Größe des Objektes und wird zum anderen als Akquise und Informationsmittel gesehen. Bei der Übernahme der Verwaltertätigkeit sind die Verwaltungsunterlagen und Materialien von der Vorverwaltung zu übernehmen.

ZU DEN WICHTIGSTEN UNTERLAGEN GEHÖREN:

  • Teilungserklärung und Nachträge, Gemeinschaftsordnung
  • Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung
  • Namen und Anschriftenliste der Wohnungseigentümer/Mieter
  • Protokolle der Wohnungseigentümerversammlungen
  • Aufstellung vorhandener Verträge, z.B. Wartungsverträge
  • Buchungsunterlagen, Kontoauszüge
  • Wirtschaftspläne
  • Jahresabrechnungen
  • Lieferanten und Handwerkerverzeichnis
  • Schlüssel- Schließplan

Bereits vor Beginn der Verwaltungstätigkeit
sind u.a. folgende organisatorische
Maßnahmen durchzuführen:

  • Eröffnung Bankkonto
  • Vorstellungsbrief an Eigentümer/ Mieter/ Lieferanten/öffentliche Versorger
  • Erfassung der Stammdaten des Objekts/Eigentümer/Mieter