Wirksame Erklärung zur Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung
betriebskostenvorauszahlung
Angesichts aktuell steigender Preise, insbesondere für Energie werden bei künftigen Abrechnungen über Betriebskosten und Heizkosten hohe Nachzahlungen zu Lasten der Mieter entstehen.
Um für künftige Abrechnungsperioden Zahlungsausfälle wegen hoher Nachzahlungen zu vermeiden, sind daher die Vorauszahlungen für die Miete anzupassen.
Gesetzliche Grundlage
Der Gesetzgeber gibt Ihnen hierfür die Grundlage in § 560 Abs. 4 BGB. Nach Vorgabe dieser Vorschrift kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung über die Betriebskosten bzw. Heizkosten bei vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen durch Erklärung in Textform eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe vornehmen.
Nach einer Abrechnung
Aus der gesetzlichen Formulierung, dass die Erhöhungserklärung „nach einer Abrechnung“ erklärt werden kann, folgt, dass die Erklärung grundsätzlich nur in Zusammenhang mit der letzten erfolgten Abrechnung über die Betriebskosten abgegeben werden kann, welche auch die Grundlage für die Anpassungserklärung sein muss (BGH, Urteil vom 28. September 2011 – VIII ZR 294/10).
Grundlage für die Höhe der künftigen Betriebskostenvorauszahlungen
Der Bundesgerichtshof hat in der zitierten Grundsatzentscheidung bereits geklärt, dass eine Anpassung auf eine angemessene Höhe grundsätzlich vorliegt, wenn die Vorauszahlung auf Grundlage der letzten Betriebskostenabrechnung erfolgt (BGH, a.a.O.).
Hiernach ist grundsätzlich die monatliche Vorauszahlung auf 1/12 der in der vergangenen Abrechnungsperiode angefallenen Betriebskosten festzusetzen. Der Bundesgerichtshof hat in seiner Entscheidung weiter ausgeführt, dass für einen abstrakten Sicherheitszuschlag auf die zuletzt abgerechneten Betriebskosten kein Raum ist.
Berücksichtigt werden dürfen aber bereits eingetretene oder noch eintretende Umstände, von denen die im laufenden Jahr entstehenden Kosten voraussichtlich beeinflusst werden.
Konkret bekannte Preiserhöhung
Für die aktuell besonders relevante Erhöhung der Energiekosten bedeutet dies, dass Sie berechtigt sind, Ihnen bereits konkret bekannte Preissteigerungen – etwa aufgrund einer bereits erfolgten Mitteilung über Preiserhöhungen Ihres Energielieferanten – zu berücksichtigen, indem Sie die Heizkosten der kommenden Abrechnungsperiode auf Grundlage des letzten Verbrauchs des Mieters, auf Basis der neuen Kosten hierfür ermitteln und die Heizkostenvorauszahlung entsprechend berechnen.
Erklärung in Textform
In formeller Hinsicht gibt der Gesetzgeber vor, dass die Anpassungserklärung in Textform vorzunehmen ist. Die Textform ist in § 126b BGB geregelt. In der Praxis ist zu beobachten, dass insbesondere bei der Verwendung einer Hausverwaltungssoftware die Textform nicht gewahrt wird.
Die Person des Erklärenden
§ 126b BGB gibt unter anderem vor, dass in der Erklärung die Person des Erklärenden genannt ist.
Wenn eine juristische Person (Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft) handelt, ist zur Erfüllung dieser Vorgabe die Angabe der natürlichen Person erforderlich, die die Erklärung abgegeben hat (Landgericht Berlin, Urteil vom 23. Juni 2003 – 62 S 52/03).
Hieran fehlt es, wenn lediglich die Firma der Hausverwaltung oder der Vermieterin angegeben wird, wie z.B. durch eine Unterzeichnung mit: „Mit freundlichen Grüßen, XY Hausverwaltungsgesellschaft mbH“.
Handelnde Person namentlich nennen
Neben der Bezeichnung der Firma der Vermieterin oder der Hausverwaltung sollten Sie daher immer auch noch die Person, die die Erklärung gefertigt hat, namentlich benennen. Hierbei sollten Sie unbedingt auf die in der Praxis beliebte Voranstellung der Buchstabenkombination: „i. A.“ verzichten.
Die Rechtsprechung ohne Hinzutreten weiterer Umstände an, dass bei einer Unterzeichnung eines formbedürftigen Schreibens mit dem Zusatz „im Auftrag“ die erklärende Person nicht genannt ist, weil durch den Zusatz kenntlich gemacht werde, dass die genannte Person lediglich als Bote fungiert, also eine fremde Erklärung lediglich übermittelt, wie dies z.B. auch ein Briefträger tut.
Ein Bote übernimmt aber nicht die Verantwortung für die übermittelte Erklärung, so dass es sich nicht um seine Erklärung handelt. Wer bei der Übermittlung einer Erklärung, durch einen Boten die erklärende Person ist, bleibt aber offen, wenn diese nicht ausdrücklich mitgeteilt wird.
Korrekte Benennung
Dementsprechend wäre beispielsweise eine Erklärung zur Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen zur Wahrung der Textform folgt zu fassen:
„Mit freundlichen Grüßen
Michaela Mustermann
Mustermann Hausverwaltungs GmbH“
Sebastian Wörner
Rechtsanwalt
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