Das automatische Backoffice für den Makler

Es gibt kein Thema, was die Maklerwelt momentan so beschäftigt, wie die Digitalisierung. Makler müssen vernetzt sein und die richtigen Kontakte haben, um dauerhaft erfolgreich am Markt zu sein.

Digitalisierung: kleine Geräte, große Wirkung

Die Digitalisierung ist in aller Munde – und wirkt sich natürlich auch auf die Immobilienbranche aus. Ein Maklerbüro kann heute nicht mehr auf digitale Unterstützung verzichten. Smartphone, Tablet, Computer – die kleinen Geräte geben unerschöpfliche Möglichkeiten, um den Makleralltag zu verbessern.

Gleichzeitig resultiert daraus eine gewisse Abhängigkeit – Makler müssen technisch auf dem neusten Stand sein, um mit den Konkurrenten mithalten zu können. Der Kampf um die Immobilien ist so hart wie nie. Gut, dass die Digitalisierung mit  der richtigen Unterstützung simpler sein kann.

Software mit Zeitersparnis

Hilfreich ist eine Software, die den Arbeitstag eines Immobilienmakler nicht nur vereinfacht, sondern sogar Aufgaben übernimmt. Akquise, Termine, Organisation, Einkauf und Verkauf von Immobilien gehören für den Makler zur Tagesordnung und nehmen viel Zeit und Arbeit in Anspruch. Umso besser, dass es mittlerweile Möglichkeiten gibt, freie Zeit (z.B. zwischen Besichtigungsterminen) effektiv zu nutzen und trotzdem weiterzuarbeiten – und sich gleichzeitig auf ein automatisches Backoffice im Sinne einer Software verlassen zu können. Damit werden die Mitarbeiter, die sich um die Organisation und Nacharbeit kümmern, zusätzlich entlastet.

Mobil arbeiten – so wichtig wie nie

Die Immobiliensoftware onOffice enterprise ist dafür bekannt, dank ihrer online Verfügbarkeit von jedem Standort aus mit einem mobilen Endgerät abgerufen werden zu können. E-Mails checken während des morgendlichen Kaffees, Termine abrufen in der Bahn und wichtige Daten direkt bei der Besichtigung festhalten zu können sind nur ein kleines Spektrum von dem, was onOffice enterprise abdecken kann.

Die Identitätsprüfung gemäß dem Geldwäschegesetz wird von der App abgedeckt: Der Makler kann ganz einfach bereitsvor Ort den Personalausweis des Kunden fotografieren und dank genauer Zuordnung sowie per Knopfdruck in seine
Datenbank hochladen – es entsteht kein zusätzlicher Aufwand mehr im Backoffice. Ein anderes Beispiel sind Checklisten für die vielen Außentermine, denn Besichtigungen, Wohnungsübergaben und Kundentermine lassen sich mit eigenen App-Fragebögen noch effizienter gestalten: Der Makler kann in der App individuelle Fragebögen hinterlegen (z.B. zur Wohnungsübergabe) und diese aus den Terminen heraus direkt ansteuern. Die Verknüpfung von „Termin“, „Immobilie“ und „Ergebnissen aus der Checkliste“ werden in der Software sofort zusammengeführt.

Gleiches bietet sich für den notwendigen Besichtigungsnachweis an, denn der Makler hat die Möglichkeit, sich den Besichtigungstermin gleich in der App unterschreiben zu lassen. Die im Anschluss generierte PDF-Datei wird dabei automatisch an der richtigen Stelle im onOffice System hinterlegt und ist sofort im Unternehmen verfügbar.

Ineinandergreifen von Prozessen – kein Datenverlust

Dank einzigartiger Verknüpfungen zwischen E-Mail, Kalender, Aufgaben und direkten Adresszuordnungen ist manuelles Nacharbeiten im Büro nicht mehr nötig. onOffice enterprise erkennt sofort, ob eine Mail von einem Neu- oder einem Bestandskunden kommt, ordnet die Mail direkt dem passenden Datensatz zu und verknüpft alle Aktivitäten mit diesem. Damit gehen keine Daten verloren – und das vollautomatisiert. Eine gepflegte Datenbank ist das A und O eines jeden Maklers: Denn daraus generiert er am Ende seine Abschlüsse und findet für jeden Zweck genau die richtigen Kontakte.

Das Backoffice in der Hosentasche

Neue Tools wie der Anfragenmanager sorgen dafür, dass man das Backoffice praktisch „in der Hosentasche“ hat. Kommt eine Anfrage über ein Immobilienportal in das Postfach des Maklers, kümmert sich der Anfragenmanager um die ersten Schritte. Das bedeutet: Die Adresse des Absenders wird mit der bisherigen Datenbank abgeglichen und geprüft, dann automatisch als Datensatz angelegt und ein passender Betreuer zugewiesen. Je nach Einstellung kann sogar das Exposé der Immobilie automatisch verschickt werden.

Mit dem real wirkenden Automatismus wird dem Interessenten eine professionelle E-Mail-Korrespondenz suggeriert. Sollten die Daten des Anfragenden nicht plausibel sein, dann wird – auch wieder komplett automatisch – ein Formular versendet, durch welches sich der Kunde qualifizieren muss. Ist der Kunde dann plausibel, geht direkt im nächsten Moment das Exposé samt Widerruf an die Adresse des Kunden raus – dieser muss die Dateien nun bloß noch anklicken. Bis dato musste der Makler nicht eingreifen – ein perfekter Service, der zum Beispiel über das Wochenende oder während eines Urlaubs eingerichtet werden kann! Sobald der Makler sich wieder einloggt, findet er nur noch qualifizierte Kontakte vor.

Mehr Zeit für Akquise und den Immobilieneinkauf

Wenn dem Immobilienmakler ein Großteil der Organisationsaufgaben abgenommen wird, hat er automatisch mehr Zeit für die wichtigen Dinge wie Akquise und Immobilieneinkauf. Umso mehr Immobilien der Makler hat, desto besser ist sein Angebot gegenüber dem von seinen Mitbewerbern. Damit sorgt er für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit und die Garantie, dass er seine Kunden mit einer neuen Immobilie glücklich macht, steigt. Eine Win-Win-Situation für alle!

Autor: Stefan Mantl