DIN SPEC 91462

Die Konformitätsbestätigung nach DIN SPEC 91462

Notwendigkeit einer Konformitätsbestätigung – DIN SPEC 91462

Ab dem 1. Dezember 2022 darf sich nach § 26a Absatz 1 WEG als zertifizierter WEG-Verwalter bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als WEG-Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Der Fachkundenachweis stellt jedoch nur ein Element der Immobilienverwaltung dar.

Das zweite Element bilden die von den Verwaltungen angebotenen Dienstleistungen. Diese sind in Deutschland nicht gesetzlich geschützt oder geregelt, Mindestanforderungen existieren nur in einem geringen Umfang. Es finden sich zahlreiche Anbieter auf dem Markt, deren Leistungsspektrum sich mitunter stark unterscheidet.

Für Verbraucherinnen und Verbraucher ist es nicht ersichtlich, mit welcher Leistung eine Immobilienverwaltung im Detail beauftragt werden muss oder kann. Dadurch sind Angebote von Immobilienverwaltungen intransparent und kaum miteinander vergleichbar. Durch die DIN SPEC wird es Immobilienverwaltungen ermöglicht, Verbraucherinnen und Verbrauchern einen transparenten sowie vergleichbaren Leistungskatalog anzubieten.

Ausgehend von den allgemeinen Aufgaben und Zielen einer Immobilienverwaltung werden die kaufmännischen, technischen, kundenorientierten, rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben und Ziele beschrieben. Daraus werden die erforderlichen Dienstleistungen im Sinne einer Best-Practice Lösung abgeleitet.

Der IVD hat zusammen mit der DIAZert, der Zertifizierungsstelle der DIA Consulting AG, ein Konzept erarbeitet, welches es Immobilienverwaltern ermöglicht, sich die Konformität ihrer Dienstleistung mit der DIN SPEC 91462 bestätigen zu lassen. Durch die Konformitätsbestätigung wird die vorhandene Intransparenz reduziert, sodass Verbraucherinnen und Verbraucher auf die Qualität und Professionalität eines Anbieters, der über die Konformitätsbestätigung der DIAZert verfügt, vertrauen können.

Vergleichbarkeit von Verwalterdienstleistungen

Die von Immobilienverwaltern angebotenen Dienstleistungen divergieren mitunter erheblich. Während mache Immobilienverwalter ein selbst erstelltes Leistungsprogramm erstellt und ihren Kunden überreicht haben, verfügen andere Verwaltungen über keinerlei schriftlich fixiertes Leistungsspektrum. Der Vergleich zwischen zwei Immobilienverwaltern ist hierdurch nur schwer oder gar nicht möglich.

Das gilt auch für unterschiedliche Preise, da nicht klar wird, welche Leistungen ein Angebot umfasst. Ein Preisvergleich ist somit nahezu ausgeschlossen. Die DIN SPEC 91462 setzt an dieser Schwachstelle an. Durch die DIN SPEC wird es Immobilienverwaltungen ermöglicht, Verbraucherinnen und Verbrauchern einen transparenten sowie vergleichbaren Leistungskatalog anzubieten.

Ausgehend von den allgemeinen Aufgaben und Zielen einer Immobilienverwaltung werden die kaufmännischen, technischen, kundenorientierten, rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben und Ziele beschrieben.

Um auch Kunden potenzielle Unterschiede zwischen dem Dienstleistungsspektrum der Verwaltungen transparent zu machen, hat der IVD, als erste Institution überhaupt, eine Checkliste auf Basis der DIN SPEC 91462 erstellt, in der die Immobilienverwalter angeben können, welche Leistungen als Grundleistungen und welche als Sonderleistungen aus dem genannten Aufgabenspektrum angeboten werden.

Er hat damit dazu beigetragen, dass die Inhalte operationalisiert und in die Praxis transferiert werden konnten. Die DIAZert, die Zertifizierungsstelle der DIA Consulting AG, hat darauf aufbauend und in Kooperation mit dem IVD ein Konzept erarbeitet, welches es Immobilienverwaltern ermöglicht, sich die Konformität ihrer Dienstleistung mit der DIN SPEC 91462 bestätigen zu lassen.

Damit besteht die Möglichkeit die Normenkonformität auch Dritten gegenüber sichtbar zu machen. Gleichwohl stellt sich die Frage, welche Aufgaben eine professionelle Immobilienverwaltung gemäß DIN SPEC 91462 eigentlich umfasst.

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Dienstleistungen von Immobilienverwaltungen

Obwohl über die allgemeinen Aufgaben und Dienstleistungen von Immobilienverwaltungen weitestgehend Konsens besteht, divergiert das Leistungsangebot von Dienstleistern mitunter erheblich.

Dies liegt daran, dass das Leistungsspektrum von Immobilienverwaltungen, mit Ausnahme von Wohnungseigentum, bei dem Aufgaben und Befugnisse des WEG-Verwalters formuliert sind, nicht gesetzlich geregelt sind. Die Dienstleistungen von Immobilienverwaltungen sind abhängig von den Anforderungen der Auftraggeber, dem Leistungsspektrum der Immobilienverwaltung sowie von der zu verwaltenden Immobilie selbst. Typische Einflussfaktoren sind:

  • Größe der Immobilie,
  • Alter und Lebenszyklusphase der Immobilie,
  • Nutzungsart der Immobilie,
  • Anzahl der Eigentümer bzw. Mieter,
  • Servicebedarf der Nutzer bzw. Bewohner,
  • Kosten für die Eigentümer und Umlagefähigkeit auf die Nutzer,
  • Qualität und Umfang der Gebäudetechnik,
  • Marktsituation sowie
  • Gesetzliche Grundlagen.

Hierdurch existiert ein Verhandlungsspielraum zwischen Auftraggeber und Immobilienverwaltung. Das vereinbarte Leistungsspektrum wird individuell auf eine jede Immobilie zugeschnitten. Durch die DIN SPEC 91462 und die vom IVD erstellt Checkliste, können Verwalter genau jenes Leistungsspektrum transparent offenlegen.

Die Konformitätsbestätigung durch die DIAZert bescheinigt zudem, dass die Kunden auf die Einhaltung der Norm vertrauen können, da der Verwender durch ein neutrale Zertifizierungsstelle überwacht wird.

Ablauf der Konformitätsprüfung

Der Ablauf der Konformitätsbestätigung umfasst drei Phasen, wie in der nachfolgenden Abbildung dargestellt:

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Zunächst erfolgt die Antragsphase. In dieser müssen die für den Antrag erforderlichen Unterlagen bei der Zertifizierungsstelle eingereicht werden. Hierbei handelt es sich um den Konformitätsbestätigungsantrag, der Konformitätsbestätigungsvertrag, die Zeichennutzungsvereinbarung, den Blankoverwaltervertrag sowie die ausgefüllte Checkliste des IVD.

Liegen alle Unterlagen vor, so beginnt die Antragsbearbeitung. Am Ende der Antragsbearbeitung werden das individuelle Zertifikat und das individuelle Siegel erstellt und die Konformität mit der DIN SPEC 91462 für die Dauer von drei Jahren bestätigt. Daran schließt sich direkt die Überwachungsphase an. In dieser reichen die Immobilienverwalter jährliche Fortbildungsnachweise ein, über die sie die Aktualität ihres Fachwissens dokumentieren.

Nach Ablauf der drei Jahre erfolgt die erneute Konformitätsbestätigung. Hierfür sind die zuvor genannten Antragsunterlagen erforderlich.

Fazit

Mit der Konformitätsbestätigung gemäß DIN SPEC 91462 durch die DIAZert steht Immobilienverwaltern ein wirkungsvolles Instrument zur Verfügung, mit dem sie ihren Kunden, aber auch potenziellen Kunden signalisieren können, dass sie sich freiwillig hohen Qualitätsstandards unterwerfen.

Das Leistungsspektrum von Immobilienverwaltungen wird transparent, sodass sich Verbraucherinnen und Verbraucher bei Anbietern mit einer Konformitätsbestätigung der DIAZert darauf vertrauen können, eine professionelle und qualitativ hochwertige Dienstleistung zu erhalten. Die Immobilienverwalter können sich durch die Konformitätsbestätigung gegenüber ihren Konkurrenten abgrenzen.

 

DIAZert Zertifizierungsstelle der DIA Consulting AG
Ansprechpartnerin: Dr. Stephan Findeisen

Eisenbahnstraße 56
79098 Freiburg

Tel.: 07 61 – 21 10 69-40
E-Mail: info@diazert.de
www.diazert.de

DIN-Norm

Das entwickelte Qualitätszeichen steht jedem IVD Mitglied
nach der Zertifizierung zur Verfügung.
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Bild: © Zerbor – stock.adobe.com

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