Docuware: Der Weg in die Wolke

Rund 60 Prozent aller mittelständischen Unternehmen haben bislang noch keine ECM-Lösung im Einsatz, dabei sind die Anforderungen ähnlich wie bei großen Unternehmen. Die meisten schreckten bislang vor den hohen Anschaffungskosten zurück. Da gibt es eine Alternative: Cloud-basierte Lösungen werden der Nachfrage nach einem günstigen Einstieg und einfacher Erweiterbarkeit gerecht. Das Unternehmen Poppe & Gerlach GmbH berät und unterstützt Sie bei der Umsetzung als Partner von Docuware.

Rasantes Marktwachstum von Cloud-Lösungen

Heute nutzt fast jeder privat Cloud-Dienste über sein Smartphone, PC oder über den Fernseher zu Hause. Amazon, Netflix, Appel Music, iCloud, Dropbox, Facebook sind nur einige Beispiele. Der Mittelstand verschläft diesen Trend noch und hält an alten Strukturen fest. Der moderne Wettbewerber nutzt diese Schwächen für sich bereits. ECM-Hersteller DocuWare hat die Markttrends rechtzeitig erkannt und schon vor Jahren den Schritt in die Cloud gewagt. Mit Erfolg: Das traditionelle On-Premises-Software-Unternehmen hat den Wandel zum marktführenden Anbieter von Cloud-Services vollzogen. Ende 2017 hatten sich bereits mehr als 1300 Kunden aller Branchen für DocuWare Cloud entschieden;  Tendenz steigend. Weltweit wächst der Markt rasant wenn es um Cloud-Lösungen geht.

Usability heißt der Schlüssel zur Digitalisierung

Der Grundstein für Cloud-basiertes Dokumenten-Management wurde bereits im Jahre 2002 gelegt. Zu diesem Zeitpunkt erfuhr die Software ein Redesign mit einer hochskalierbaren, mehrinstanzenfähigen Architektur. Vier Jahre später erfolgte der Umstieg zu rein browserbasierten Clients und in 2014 kam das erste SaaS-Angebot des DMS-Spezialisten auf den Markt: Mit wenigen Anpassungen auf der bestehenden Plattform basierend konnte sich ein Kunde innerhalb von Minuten registrieren und 80 Prozent der Funktionen einer On-Premises-Lösung nutzen. Heute ist der Funktionsumfang bei DocuWare Cloud und On-Premises identisch.

Während viele Mitbewerber komplexe Produkte anbieten, die kostenintensive und langwierige Consulting-Dienstleistungen erforderlich machen, ging DocuWare von Anfang an einen anderen Weg – Spezialisten und Fachleute sollten eine Lösung erhalten, die tägliche Aufgaben vereinfacht, ohne dass ihnen eine komplizierte Software Kopfschmerzen bereitete. Ein sinnvolles Arbeiten und eine Verbesserung aller Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen ist nur dann gewährleistet, wenn alle Benutzer sie akzeptieren. Die wichtigste Voraussetzung dafür ist eine intuitive Bedienerführung, damit jeder das System selbst an eigene Bedürfnisse anpassen kann. Die Strategie war richtig. Heute arbeiten weltweit täglich weit über 175.000 Anwender in allen Branchen mit DocuWare. Doch warum hat sich der ECM-Hersteller trotz hoher Wachstumsraten und großer Marktchancen für die Cloud entschieden?

Der Markt war im Wandel

Web-Applikationen gibt es fast so lange wie das Web selbst. Mit dem Versand von E-Mails beispielsweise begann eine neue Art der Kommunikation – Prozesse wurden dynamischer. Ein weiterer signifikanter Schritt war die Ablösung des XHTMLStandards durch HTML5.

In den darauffolgenden Jahren erhielten Anwender Online-Tools, die die Definition von „Anwendung“ verändert haben. Google revolutionierte E-Mails durch Google Mail, Mapping-Software durch Google Maps, Office-Anwendungen durch Google Docs. BaseCamp versorgte Teams mit agilem Projektmanagement. Dropbox stellte Dateispeicher zur Verfügung. Plötzlich stieg die Produktivität an, ohne dass man eine lokale Software installieren musste. Die Verbraucher waren begeistert.

Mit dem Launch des iPhone war endgültig der Startschuss gefallen: Verbraucher nutzten Apps und speicherten ihre Daten in der Cloud – jederzeit und überall. Auf Seite der Unternehmen läutete Salesforce eine Revolution ein und bot Business-Anwendungen für geschäftskritische Prozesse als Dienstleistung über das Internet an. Die Produkte und Dienstleistungen waren mandantenfähig und konnten nach Bedarf genutzt, skaliert und bezahlt werden. Statt lizensierte Software zu kaufen, wurden Subskriptionen und Dienste abonniert. Nicht mehr die IT forderte neue Applikationen, sondern der Fachanwender. Trotzdem ignorierten die meisten ECM-Anbieter diese Trends. Obwohl der Markt viele Signale aussendete, beharrten die Großen der Branche hartnäckig darauf, weiterhin traditionelle On-Premises-Software zu verkaufen.

DocuWare hat die Signale richtig erkannt Doch Benutzerfreundlichkeit und Mobilität standen im Fokus, große Vertriebsteams nutzten die Vorteile cloudbasierter CRM-Lösungen, Einzelpersonen wie Organisationen nutzten Cloud-Dateispeicher.

Wie sich heute herausstellt, war die Annahme richtig, dass Unternehmen über kurz oder lang erkennen, dass sie keine Zeit und Geld mit veralteter ECM-Technologie verschwenden sollten. Ganz im Gegenteil. Sie sehen heute klar den Nutzen, den Dokumenten-Management, Prozessautomatisierung und intelligente Dokumenten-Workflows aus der Cloud mit sich bringen. Die Einstiegskosten sind deutlich niedriger, da beispielsweise Investitionen in Hardware und teure Wartung entfallen, die Abrechnung nach Services erfolgt, die tatsächlich genutzt werden und immer die aktuelle Software-Version im Einsatz ist. Es ist keine lokale Installation erforderlich, die Systeme sind performant sowiehochverfügbar und führende Anwendungen lassen sich idealerweise problemlos integrieren.

Meilensteine hin zum modernen Cloud-Service

• 2002 Das R&D-Team redesigned DocuWare mit einer hochskalierbaren, mehrschichtigen Architektur.
• 2008 DocuWare führt einen robusten Web Client ein – Anwender können von jedem Standort aus auf zentrale Dokumenten-Pools zugreifen, ohne Software und Plugins auf lokalen PCs zu installieren.
• 2009 DocuWare präsentiert die erste Software as a Service (SaaS) in einer Private Cloud.
• 2010 Entscheidung zur Entwicklung einer echten Cloud-Lösung.
• 2012 DocuWare bringt mit DocuWare Online seine erste echte SaaS- und Public-Cloud-Lösung auf den Markt.
• 2014 DocuWare Online wird in DocuWare Cloud umbenannt und wechselt auf die Microsoft Azure Plattform.

Autor: Torsten Strutzke