Technik: Erfolgreich mit Outsourcing

Outsourcing kann gerade für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler einen großen Beitrag zu einer schlanken und flexiblen Kostenstruktur leisten. Laura Keddi von der eBüro AG erläutert Ihnen die Vorteile des Outsourcings und des elektronischen Büros.

Mehrwert durch Prozessverbesserungen

Dass dies jedoch nicht der einzige Mehrwert ist, zeigt der zunehmende Trend, durch Outsourcing ebenso organisatorische Prozessverbesserungen und eine Optimierung der Kundenansprache zu realisieren. Es steht also nicht nur die Kostenreduzierung, sondern auch die Erlösmaximierung im Vordergrund.

Dass in jedem Unternehmen weitere Erlöspotentiale vorhanden sind, zeigt eine einfache Überlegung: Der Arbeitstag eines Einzelunternehmers hat (angenommen) 12 Stunden. Diese vorhandene Arbeitszeit muss er auf alle anfallenden Tätigkeiten verteilen. Marketing, Vertrieb, tatsächliche Leistungserbringung, Buchhaltung, interne Verwaltung, Sekretariatsarbeiten, Ablage usw. Sein eigentliches Erlöspotential wird dabei allerdings nahezu ausschließlich von den Bereichen Marketing, Vertrieb und der tatsächlichen Leistungserstellung beeinflusst.

Könnte der Unternehmer also nicht noch erfolgreicher sein, wenn er bzw. seine Mitarbeiter mehr Zeit auf diese werttreibenden Faktoren verwenden könnten? Wenn also ein Teil der anfallenden, nicht erlösmaximierenden Tätigkeiten an externe, spezialisierte Dienstleister ausgelagert werden, die durch ihre Konzentration auf diese Prozesse a) besser und b) billiger sind, können interne Potentiale freigesetzt und der Umsatz maximiert werden. Und wem es nicht um die Erlösmaximierung geht, der kann diese Outsourcing-Potentiale dafür nutzen, seinen Arbeitstag zum Beispiel von 12 auf 9 Stunden zu reduzieren.

Grundsätzlich hat das Outsourcing von Nebentätigkeiten die folgenden Vorteile:

• Konzentriertes und ungestörtes Arbeiten an der eigenen Kernkompetenz: Fixkosten werden gesenkt – Dienstleister sind oftmals sogar deutlich günstiger als die Eigenleistung
• Hoher Qualitätsstandard – der beauftragte Dienstleister sieht in der vermeintlichen Nebentätigkeit sein Kerngeschäft und betreibt es dementsprechend professionell und fokussiert
• Hohe Flexibilität – Dienstleister haben oftmals kurze Vertragslaufzeiten; sollte Ihre wirtschaftliche Situation die Beschäftigung nicht mehr zulassen, können Sie den Vertrag schnell und einfach kündigen

Das leistet ein professioneller Sekretariatsdienstleister

Eine professionelle Außendarstellung des Unternehmens und eine gute telefonische Erreichbarkeit sind nicht nur aus Imagegründen unabdingbar, entgangene Anrufe kosten richtig Geld. 63 Prozent der Anrufer hinterlassen im Geschäftsverkehr keine Nachricht auf einem Anrufbeantworter. Und wer weiß, ob sie es ein zweites Mal versuchen – der Auftrag ist weg.

Hier setzt die Philosophie von Sekretariatsdienstleistern wie dem IVD Partner ebuero an: Warum nicht am Vormittag mit einer Teilzeitkraft arbeiten, die die „klassischen“ Bürotätigkeiten wie den Schriftverkehr, organisatorische Aufgaben etc. erledigt, während Ihnen am Nachmittag Ihre ebuero Sekretärinnen und Sekretäre den Rücken freihalten. Oder Sie richten Ihr ebuero Sekretariat so ein, dass dieses Ihre Anrufe immer dann annimmt, wenn bei Ihnen nach dem 3. oder 4. Klingeln niemand abnimmt oder Ihre Leitung bereits besetzt ist. So sind Sie ganztägig erreichbar und können sich auf das Wesentliche konzentrieren – Ihre Kunden und Ihr Kerngeschäft.