Rechnungen einfach erstellen und automatisch versenden
Rechnungen einfach erstellen
Mit Faktura lassen sich Rechnungen aus der Maklersoftware heraus erstellen und verschicken. Somit ist keine extra Rechnungssoftware mehr nötig. Was das neue Feature von onOffice darüber hinaus leistet.
Die Maklersoftwarefirma onOffice entwickelt mit Faktura ein Werkzeug, mit dem sich Rechnungen einfach schreiben und automatisiert verschicken lassen. Der Status einzelner Rechnungen sowie die gesamte Belegübersicht wird am Bildschirm übersichtlich dargestellt. So behalten die Anwender von onOffice enterprise den Überblick über ihren Zahlungsverkehr.
Faktura wurde unter anderem bei den Adress- und Immobiliendaten als neuer Reiter hinterlegt. Ferner gibt es bei den Vorlagen einen neuen Ordner für Rechnungsvorlagen, einmal für einen Versand per E-Mail, einmal für die Zustellung per Briefpost sowie den entsprechenden Makros, mit denen die Musterschreiben individuell an das Unternehmen angepasst werden können, etwa mit dem Unternehmenslogo. Kunden- und Rechnungsdaten können auf dem Briefkopf an der gleichen Stelle erscheinen wie bislang.
Rechtevergabe und Transparenz
Über die Rechtevergabe können Führungskräfte festlegen, wer innerhalb des Maklerunternehmens Rechnungen und Rabattvereinbarungen erstellen beziehungsweise generierte Rechnungsschreiben lediglich lesen darf. Für die nötige Transparenz sorgt eine Überblicksdarstellung aller Belege, verbunden mit dem Zahlungsstatus der einzelnen Forderungen.
„Faktura ersetzt in den meisten Firmen die eigene Rechnungssoftware. Dadurch vereinfacht sich der Prozess merklich. Adress- und Rechnungsdaten der Kunden müssen nicht mehr extra in eine andere Software übertragen werden. Die Zeitersparnis ist eins der größten Benefits“, erläutert Stefan Mantl, Geschäftsführer der onOffice GmbH. Hilfreich ist zudem, dass Rechnungen sowohl aus einem Datensatz als auch aus einer Aufgabe heraus erstellt und mit den entsprechenden Immobilien verknüpft werden können.
System erfüllt Vorgaben ordnungsgemäßer Buchhaltung
Zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung werden die relevanten Daten separat und unveränderbar gespeichert, sodass eine rechtmäßige Fakturierung gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung erfolgt (GoBD).
Rechnungserstellung automatisiert: Hilfreich bei wiederkehrenden Leistungen
Die Rechnungserstellung lässt sich zudem in den Prozessmanager von onOffice integrieren. Dadurch wird die Fakturierung weitgehend automatisiert. „Wurde beispielsweise der notarielle Kaufvertrag geschlossen, kann zwei Tage später die Provisionsrechnung automatisch aus den Kundendaten sowie den erbrachten Leistungen erstellt und an die Objektverkäufer sowie Erwerber verschickt werden“, nennt Mantl ein Beispiel. Außerdem wird es möglich sein, beim Überschreiten des Zahlungsziels automatisiert eine Erinnerung beziehungsweise später eine Mahnung zu versenden.
Individuell konfigurierbar
Bei Faktura sind typische Dienstleistungen des Maklerbüros bereits in den Vorlagen aufgeführt. Die Auflistung der Leistungen ermöglicht es zudem, diese einzeln abzurechnen, falls beispielsweise mit dem Kunden keine Provisionsvereinbarung, sondern ein Dienstleistungsvertrag geschlossen wurde, bei dem die erbrachten Arbeiten des Maklerbüros erfolgsunabhängig abgerechnet werden. Auch Gutschriften, Rabatt- und Skonto-Vereinbarungen für bestimmte Kunden können bei Faktura angelegt werden.
Natürlich ist es auch möglich, alle erbrachten Leistungen gebündelt als Sammel- oder Schlussrechnung zu generieren, wie dies bei erfolgsabhängigen Provisionsvereinbarungen üblich ist.
Faktura ist fertiggestellt und steht allen onOffice Nutzern ab sofort zur Verfügung.
Autor: Stefan Mantl
onOffice GmbH
Charlottenburger Allee 5
52068 Aachen
Telefon: 0241 – 4 46 86-151
E-Mail: sales@onOffice.com
www.onoffice.com
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