Veröffentlicht am: 23.Feb.2021

5 Profi-Tipps für die erfolgreiche Remote-Kommunikation

Die Remote-Arbeit hat ihre große Stunde und viele von uns gestalten ihren Arbeitsalltag flexibler und mobiler. Das erfordert einiges Kommunikationsgeschick!

Für die SekretärInnen von ebuero ist es nichts Neues, Immobilienmakler aus der Ferne zu unterstützen, Kunden telefonisch zu betreuen und sämtliche Büroarbeiten ortsunabhängig zu erledigen.

Wir haben Ihnen 5 Tipps für die erfolgreiche Remote-Kommunikation zusammengestellt:

Remote-Kommunikation

1. Seien Sie erreichbar

Wenn Sie sich mit Ihren KollegInnen via “Teams”- oder “Zoom”-Chat austauschen, zeigen Sie diesen Ihren Status an: “erreichbar”, “gleich wieder zurück” oder auch “nicht bei der Arbeit”. Für die (potentiellen) Gesprächspartner ist das enorm hilfreich. Ihre Kunden und Kaufinteressenten dagegen, müssen in der Regel erst einmal anrufen, um dann mehr oder weniger unverhofft festzustellen, ob Sie überhaupt erreichbar sind.

Falls nicht, kommt schlichtweg kein Austausch zustande. Hier kann der ebuero-Telefonservice einspringen: Professionelle SekretärInnen nehmen Anrufe im Namen Ihrer Firma entgegen, zum Beispiel wenn Sie nach dreimaligem Klingeln nicht selbst ans Telefon gehen. Die SekretärInnen geben Auskunft und vereinbaren Termine genau nach Ihren Vorgaben. Auf diese Weise sind Sie erreichbar – auch wenn Sie gerade “nicht erreichbar” sind.

2. Achten Sie auf den Tonfall Ihrer E-Mails

Haben Sie schon einmal 15 Minuten oder länger dafür gebraucht, eine E-Mail sorgfältig zu verfassen und dann drei Tage später ein schlichtes “Okay” als Antwort erhalten? Falls ja, dann wissen Sie, in Textnachrichten “zwischen den Zeilen” zu lesen, ist nicht leicht. Und ebenso schwierig kann es sein, den richtigen Ton zu treffen.

Unser Tipp: Konzentrieren Sie sich auf ein Thema pro E-Mail. Halten Sie sich kurz, aber nicht zu kurz: Eine freundliche Verabschiedung reicht schon aus, den Tonfall Ihrer E-Mail sofort zu verbessern. Mit einem Schlusssatz wie “Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben”, signalisieren Sie Offenheit und Hilfsbereitschaft.

Weil Native Speaker klar im Vorteil sind, arbeiten Sie bei ebuero mit SekretärInnen zusammen, die sich neben Deutsch und Englisch auch auf Französisch, Spanisch, Italienisch und Schweizerdeutsch auf muttersprachlichem Niveau mit Ihren Kunden austauschen können.

3. Notieren Sie wichtige Fakten sofort

Wer, was, wann, warum? Viele Informationen gibt Ihnen ein Anrufer bereits am Anfang eines Gesprächs. Versuchen Sie nicht, sich diese zu merken! Notieren Sie stattdessen wichtige Fakten wie den Namen, Terminwünsche und andere Anliegen sofort. So können Sie sich ganz auf das Gespräch konzentrieren und in Ruhe alle offenen Fragen klären.

Wenn unsere SekretärInnen Anrufe für Sie entgegennehmen, senden Sie Ihnen im Anschluss alle Informationen als Anrufnotizen per App, SMS oder E-Mail.

4. Keine nächtlichen Anrufe

Mehr Flexibilität erfordert auch mehr Absprachen. Oft haben wir unterschiedliche Präferenzen und Gewohnheiten, was die Arbeitszeit betrifft. Das gilt insbesondere, wenn Sie mit Kunden in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeiten.

Prüfen Sie daher die Uhrzeit, bevor Sie eine Nachricht abschicken. So gehen Sie sicher, dass Sie Ihre Kunden nicht aus Versehen mitten in der Nacht kontaktieren. Umgekehrt können Sie es Ihren Kunden leicht machen, Sie zu erreichen: Immer dann, wenn es Ihnen zeitlich nicht gut passt, übernehmen die SekretärInnen von ebuero, zum Beispiel nachts oder am Wochenende.

5. Machen Sie mal Pause!

Im Homeoffice kann der Übergang zwischen Arbeitszeit und Freizeit leicht verwischen: Der Weg zur Arbeit fällt weg und wir überfliegen schon beim Frühstücken unsere E-Mails. Pausen werden häufig nur halbherzig genommen und Überstunden angehäuft. Ein Plus an Flexibilität kann so – überraschenderweise – zu mehr Stress führen.

Unser Tipp: Erfassen Sie Ihre Arbeitsstunden mit einem Zeiterfassungstool und schalten Sie nach Feierabend Ihren Laptop und das Diensthandy ab. Mit der ebuero-App können Sie Ihr externes Sekretariat jederzeit flexibel einschalten und wir springen ein – einfach per Rufumleitung!

Autorin: Laura Keddi