Zeitmanagement für Führungskräfte
Haben Sie genug Zeit? Ihre Antwort auf diese Frage wird vermutlich ein klares „Nein“ sein. Es geht Ihnen demnach ebenso wie den meisten Berufstätigen. In der Tat werden ca. 90 % aller Berufstätigen so antworten wie Sie. Jeder kennt die Redensart „Zeit ist Geld“. Dies gilt in besonderem Maße für Selbständige und Führungskräfte. Viele Selbständige und Führungskräfte haben eine Arbeitszeit von mehr als 12 Stunden pro Tag. Für sie lohnt es sich, darüber nachzudenken, ob die Ressource „Zeit“ sinnvoll genutzt wird. Der nachfolgende Artikel soll Ihnen Anregungen geben, das wertvolle Gut „Zeit“ optimal für Ihre Tätigkeit einzusetzen.
Zeitmanagement
Zeit ist ein „kostenloses“ Gut, von dem jeder pro Tag, pro Monat oder pro Jahr die gleiche Menge zur Verfügung hat. Es ist jedoch zugleich das wertvollste Gut, das wir besitzen. Denn: Zeit ist nicht käuflich, kann nicht gespart oder gelagert werden, kann nicht vermehrt werden und sie verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich. Aus diesem Grunde ist es für jeden von uns wichtig, seine Zeit effektiv zu nutzen. Die wenige Zeit, die zur Verfügung steht, muss daher in geeigneter Weise gemanagt werden.
Zeitmanagement bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, anstatt sich von ihr beherrschen zu lassen. Erfolgreiches Zeitmanagement führt zu mehr Übersicht, mehr Freiräumen für Kreativität und weniger Stress. Vor allem aber bildet es die organisatorische Grundlage dafür, seine Ziele konsequent und systematisch zu erreichen. Es ist ein bedeutsamer Faktor für erfolgreiches Arbeiten im Beruf. Zeitmanagement wird umso wichtiger, je freier die berufstätige Person ihre Arbeitszeit gestalten kann.
Die erfolgreiche Umsetzung des Zeitmanagements verlangt eine Änderung des Verhaltens. Voraussetzung hierzu ist vor allem die innere Überzeugung, dass Zeitmanagement nicht nur akute Symptome beseitigen sollte, sondern zu einer langfristigen Verbesserung des Arbeitsverhaltens führt. Ein hohes Maß an Konsequenz, eiserne Selbstdisziplin, und den unbedingten Willen, durch ein optimales persönliches Zeitmanagement erfolgreicher zu werden, bilden hierbei das Fundament.
Unser Arbeitsverhalten hat sich über einen längeren Zeitraum entwickelt. Aus diesem Grund fällt es uns schwer, kurzfristig eine Veränderung herbeizuführen. Es macht wenig Sinn, in wenigen Tagen alles ändern zu wollen. Eine schrittweise und systematische Vorgehensweise sowie die Konzentration auf einige wichtige Grundprinzipien des Zeitmanagements bringt oft mehr als der Versuch, ein perfektes Zeitmanagement in kürzester Zeit realisieren zu wollen.
Folgende Vorgehensweise bei der Realisierung des persönlichen Zeitmanagements ist sinnvoll:
- Den Entschluss fassen, in Zukunft sein Arbeitsverhalten zu verbessern
- Kritische Selbstanalyse des bisherigen Arbeitsstils
- Kontinuierliche Verbesserung des Arbeitsverhaltens durch konsequente Einhaltung bestimmter Prinzipien des Zeitmanagements.
Selbstanalyse
Jeder, der sein Arbeitsverhalten verändern will, sollte zunächst analysieren, ob Schwächen bei der Bewältigung der täglichen Arbeit auftreten oder nicht.
1. Tätigkeitsanalyse
Finden Sie heraus, welche Tätigkeiten Sie im Detail im Tagesverlauf verrichten und wieviel Zeit Sie dazu benötigen. Hierzu eignet sich der Einsatz einer Tätigkeitsanalyse. Erstellen Sie hierzu eine Auswertungsliste. Legen Sie zwei oder drei typische Arbeitstage in den nächsten vier Wochen fest. Typische Arbeitstage sind Tage, an denen nicht außergewöhnlich viel oder wenig zu arbeiten ist. Es sollen Arbeitstage sein, an denen der Arbeitsumfang für Sie normal ist. Für diese repräsentativen Arbeitstage füllen Sie diese Liste in etwa wie folgt aus.
Tätigkeit Dauer Notwendige
Tätigkeit Gerechtfertigter Zeitaufwand Zweckmäßige Ausführung Sinnvoller Ausführungszeitpunkt
Besichtigung terminieren 5 Min Ja Ja Ja Nein
Instagram Content erstellen 45 Min Ja Nein Ja Ja
Nachdem Sie die Tätigkeiten von zwei oder drei typischen Arbeitstagen erfasst haben, stellen Sie sich nun für die noch unausgefüllten Felder folgende Fragen:
War die Tätigkeit notwendig? War der Zeitaufwand gerechtfertigt? War die Ausführung zweckmäßig? War der Zeitpunkt der Ausführung sinnvoll?
Beantworten Sie die Fragen zu den einzelnen Tätigkeiten, indem Sie die Antwort in der jeweiligen Spalte durch ein Ja oder Nein markieren. Bei einem Nein in der Spalte „Notwendige Tätigkeit“ erübrigt sich eine Beantwortung der übrigen Spalten.
Nachdem Sie Ihre Tätigkeiten in der beschriebenen Weise analysiert haben, überlegen und notieren Sie sich Maßnahmen, wie Sie Ihr Arbeitsverhalten in Zukunft bei den Tätigkeiten verbessern können, die nicht sinnvoll ausgeführt wurden.
2. Störfaktoranalyse
Eine weitere Möglichkeit, sein Arbeitsverhalten zu analysieren ist, die Störfaktoren, die im Tagesverlauf auftreten, zu erfassen. Notieren Sie sich jede Störung oder Unterbrechung, die das Arbeiten an Ihrer „eigentlichen Aufgabe“ behindert. Sie müssen selbst entscheiden, was für Sie eine Störung ist oder nicht.
Schreiben Sie bei jeder Störung die Uhrzeit und die Störungsdauer in Minuten auf. Geben Sie in Stichworten die Art der Störung an und wer Sie gestört hat. Denken Sie daran, dass Sie auch selbst der Grund für die Störung sein können. So sind z.B. Unkonzentriertheit und das private „Schwätzchen“ Gründe, die in der eigenen Person liegen.
Markieren Sie die Störungen, die von Ihnen ohne größere Probleme abgestellt werden können. Versuchen Sie fünf oder sechs dieser Störfaktoren in den nächsten zwei Wochen abzustellen. In den darauffolgenden Wochen verfahren Sie ebenso. Wenn Sie diese Vorgehensweise konsequent zwei bis drei Monate fortführen, haben Sie sehr viel für Ihr persönliches Zeitmanagement getan.
Art der Störung Dauer Wer Problematisch?
Nachfrage 10 Min Herr XYZ Nein
Instagram 20 Min Ich Ja
3. Zeitdiebe
Eine einfache Möglichkeit der Selbstanalyse ist, die folgende Checkliste durchzuarbeiten. Kreuzen Sie aus der Liste der bedeutsamsten „Zeitfresser“ die fünf an, die nach Ihrer Meinung in Ihrem Arbeitsbereich die wichtigsten sind. Versuchen Sie umgehend, diese „Zeitfresser“ zu beseitigen. Dadurch können Sie eine erhebliche Leistungssteigerung erreichen.
Tabelle Zeitdiebe HIER .
Nach der durchgeführten Selbstanalyse haben Sie einige wichtige Ansatzpunkte für die Verbesserung Ihres Zeitmanagements festgestellt. Stellen Sie eine Rangfolge Ihrer wichtigsten Schwachpunkte auf. Wenn Sie systematisch und konsequent in der Zukunft die festgestellten „Zeitdiebe“ beseitigen, werden Sie Ihre Zeit wesentlich besser nutzen.
Allgemeine Prinzipien der Zeitplanung
- Verplanen Sie nur einen bestimmten Teil Ihrer Arbeitszeit, erfahrungsgemäß 50 – 70 %. Dies ist von der jeweiligen beruflichen Tätigkeit abhängig.
- Führen Sie eine Zeitanalyse durch. Dokumentieren und prüfen Sie, wie Sie Ihre Zeit verwenden und wofür.
- Schreiben Sie alle für den entsprechenden Tag oder die zu planende Woche anstehenden Tätigkeiten auf. So behalten Sie stets den Überblick über alle Aktivitäten.
- Machen Sie realistische Pläne und keine Überplanung. Planen Sie nur den Aufgabenumfang ein, den Sie realistischerweise auch erledigen können.
- Seien Sie im Umgang mit Ihren Zeitplänen flexibel und werden Sie nicht Sklave Ihrer Zeitplanung.
- Listen Sie Ihrer Aktivitäten bei der Zeitplanung schriftlich auf und nicht nur in Gedanken. Bei der schriftlichen Planung denken Sie bewusster über Ihre Tätigkeiten nach.
- Lernen Sie das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden. Kennzeichnen Sie durch schriftliche Markierungen, was Sie mit welcher Priorität erledigen wollen.
- Lernen Sie auch das Wichtige vom Dringenden zu unterscheiden. Nicht alles was wichtig ist, ist auch dringend und umgekehrt.
- Überlegen Sie genau, welche Aufgaben Sie delegieren können und welche Sie selbst durchführen müssen. Machen Sie sich frei von der Einstellung, dass nur Sie selbst alles bestens erledigen können.
- Teilen Sie Ihre Arbeitszeit in bestimmte Zeitblöcke ein. Schaffen Sie sich Zeiträume, in denen Sie ungestört größere Aufgaben erledigen können. Ebenso sollten Sie sich Zeitblöcke für Ihre Routine-tätigkeiten reservieren.
- Sorgen Sie für Abwechslung in ihrem Tätigkeitsbereich. Schaffen Sie einen Ausgleich zwischen lang- und kurzfristigen Projekten und gestalten Sie Ihren Arbeitstag aktiv.
- Verwenden Sie für Ihre Zeitplanung ein Zeitplanbuch, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
- Beachten Sie das Pareto-Prinzip. Danach erbringen bereits 20 % der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie 80 % des Ergebnisses. Andererseits verbringen wir oftmals 80 % der Zeit mit relativ unwichtigen Tätigkeiten und erzielen nur 20 % des Ergebnisses. Konzentrieren Sie sich in Ihrem Arbeitsbereich auf die Tätigkeiten, die Sie Ihrem Ziel entscheidend näherbringen.
- Entscheiden Sie nach dem Eisenhower-Prinzip. Nach Dwight D. Eisenhower soll die Entscheidung über Prioritäten nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit erfolgen.
- Quelle: Europäische Immobilien Akademie (EIA) Ausschnitt aus dem Lehrgang Unternehmensführung (Starttermin Livestream-Unterricht: 18.07)
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